En grundlæggende udfordring for smÃ¥ virksomheder kan sammenfattes som “alt for mange opgaver, for fÃ¥ mennesker.”
I modsætning til store virksomheder, som kan have hele hold afsættes til begrænsede opgaver – tror “Task force for foreningen af hæftemaskine specifikationer og procedurer” – smÃ¥ virksomheder kan have en person der dækker alt og alle.
Tid til at behandle “hvem gør hvad” i en organisation er tidspunktet nÃ¥r organisationen overvejer at tilføje sin allerførste medarbejder. Hvis du er en “en mand (eller kvinde) vise”, og du ønsker at vokse, nu er det tid til at starte.
Organisere lille virksomhed starter med et organisationsdiagram. Dette diagram er en tænkning værktøj, som udvikler sig over tid, så det er en god idé at bruge et medie, som giver mulighed for ændre som et regnearksprogram.
For at starte, tænke på de vigtigste funktion områder i din virksomhed. Jeg vil gøre det let for dig, fordi, gæt hvad? Virksomhederne alle har brug for stort set de samme ting: infrastruktur, sælger og udfører.
Nogle virksomheder kan have yderligere hovedfunktion områder som R&D, markedsføring, juridiske, indkøb mv. men i mindre virksomheder, vil disse sandsynligvis være opgaver eller delmængder af vigtigste områder som sælger eller infrastruktur.
Når du bygger dit diagram, en liste over de vigtigste funktion områder. Under hver, en liste over de opgaver, der skal udføres.
Eksempel: Infrastruktur opgaver kan incude: administrere kontorlokaler, administrere budget, betale regninger, fakturering, samlinger, forsikring, lønningslisten, kontorartikler, computerudstyr, netværksadministration, osv.
Første gang du starter notering opgaver, være parat til at føle sig overvældet. Du kan blive chokeret over antallet af opgaver, der skal gøres for at holde et firma kørende. Frygt ikke, dit diagram vil være din ven. Som du fortsætter med at se på din organisation og dens opgaver, vil du begynde at spire ideer om hvordan man gør dem bedre.
Arrangere og gruppere opgaver på måder, der giver mening for dig. Du kan eksempelvis bestille opgaver kronologisk eller efter lighed, eller af delte ressourcer. Dette bringer mig til næste trin: notering ressourcer.
En ressource hjælper med at få opgaven udført. Din eksterne revisor kan være en ressource for en liste over opgaver. En person i virksomheden kan være en ressource for visse opgaver. Hvis du tænker på denne måde, kan du selv liste over ikke-folk ressourcer såsom links til hjemmesider, stier til filer, telefon og konto numre af leverandører mv.
Hvis du gå så langt, du er på vej i retning af at skabe en ressource guide, som er, men et springbræt fra en procedureinstruks. Disse værktøjer også fremme ordentlig vækst, men er emner i deres egen ret.
Det sidste trin i at skabe din organisationsdiagram er tildele ansvarlige parter til hvert hovedområde og hver opgave.
Nu står tilbage og kigge. Giver det mening? Er det ordnet? Placeres folk for effektivitet og den bedst mulige udnyttelse af deres færdigheder? Ville outsourcing visse opgaver være gavnligt?
Bruge diagrammet til at udforske sådanne spørgsmål, både med dine medarbejdere samt din eksterne ressourcer. Hver sjette måned opdatere diagrammet og genudstede det til dit hold. Dette vil stille gode spørgsmål, præcisere andre og formidle til alle de rigtige indtryk der din virksomhed er positioneret til at vokse.
Copyright 2005 Mark Meshulam
